Privacybeleid

1. Verantwoordelijke

Atoipa bv verwerkt persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke voor de bezoekers van atoipa.com, voor personen die contact met ons opnemen en voor onze zakelijke relaties (offertes, overeenkomsten en facturatie). Voor de software die we in opdracht van klanten bouwen, gelden de regels uit punt 8. Voor onze producten, zoals ZitaDescribe, gelden aparte privacyverklaringen op de website van dat product.

2. Welke gegevens we verzamelen

Gegevens die je zelf aan ons bezorgt

• Naam, functie, bedrijfsnaam en contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer) wanneer je ons contacteert of een offerte aanvraagt
• De inhoud van je bericht of je projectbeschrijving
• Factuurgegevens van zakelijke klanten: bedrijfsnaam, adres, BTW-nummer en bankrekeningnummer
• Gegevens die je tijdens een project aanlevert, zoals toegang tot systemen of documentatie (zie punt 8)

Gegevens die automatisch worden verzameld

• IP-adres, browsertype en -versie, besturingssysteem en het type apparaat
• Bezochte pagina's, tijdstip van bezoek en de site van waaruit je komt
• Je taalvoorkeur op de site, opgeslagen in je browser
• Gegevens van Google Analytics, enkel als je daarvoor toestemming geeft (zie punt 7)

We vragen via de website niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens of politieke overtuigingen. Stuur ze ons ook niet per e-mail, tenzij dat voor een concrete opdracht nodig is en vooraf is afgesproken.

3. Doeleinden en rechtsgrond

We gebruiken je gegevens enkel voor de doeleinden hieronder. Per doel vermelden we de rechtsgrond uit artikel 6 AVG.

4. Ontvangers en verwerkers

We verkopen je gegevens niet en delen ze niet met derden voor commerciële doeleinden. We schakelen wel dienstverleners in die namens ons gegevens verwerken. Met hen sluiten we een verwerkersovereenkomst.

Indien nodig schakelen we ook een boekhouder of andere zakelijke dienstverleners in, enkel met een verwerkersovereenkomst. We geven gegevens door aan overheden of toezichthouders wanneer de wet dat verplicht.

5. Waar gegevens worden opgeslagen

Onze website en de gegevens van onze zakelijke relaties worden opgeslagen binnen de Europese Unie. Google Analytics kan gegevens verwerken op servers in de Verenigde Staten. Die doorgifte gebeurt op basis van de Standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie. Google Analytics wordt pas geactiveerd nadat je toestemming hebt gegeven.

6. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

• Contactaanvragen: maximaal drie jaar na het laatste contact, tenzij er een overeenkomst volgt
• Klant- en projectgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna maximaal tien jaar, in lijn met de verjaringstermijn voor contractuele vorderingen
• Facturen en boekhoudkundige stukken: zeven jaar, conform de bewaarplicht in het Belgische boekhoud- en fiscale recht
• Analytics-gegevens: maximaal 26 maanden
• Lokale opslag in je browser: tot je ze zelf wist (zie punt 7)

Na afloop van de bewaartermijn worden de gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

7. Cookies

Onze website gebruikt enkel noodzakelijke opslag en, na jouw toestemming, Google Analytics. Alle details, de bewaartermijnen en de manier om je keuze te wijzigen vind je op de pagina Cookiebeleid.

8. Gegevens van onze klanten

Wanneer we in het kader van een softwareproject persoonsgegevens verwerken van een klant, bijvoorbeeld gebruikersgegevens of gegevens uit een systeem van de klant, dan handelen we als verwerker. De klant is dan de verwerkingsverantwoordelijke. We verwerken die gegevens enkel volgens zijn schriftelijke instructies, onder de voorwaarden van artikel 12 van onze algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst die we samen afsluiten.

9. Je rechten

Onder de AVG heb je de volgende rechten over je persoonsgegevens:

• Inzage: een kopie krijgen van de gegevens die we over jou bewaren
• Rectificatie: onjuiste gegevens laten verbeteren
• Wissing: je gegevens laten verwijderen, zolang we ze niet wettelijk moeten bewaren
• Beperking: de verwerking tijdelijk laten stopzetten
• Overdraagbaarheid: je gegevens in een gangbaar, leesbaar formaat ontvangen
• Bezwaar: bezwaar maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang
• Intrekken van toestemming: je toestemming voor analytics kun je op elk moment intrekken via de cookiepagina

Stuur je verzoek naar info@atoipa.com. We reageren binnen één maand. Bij een complex verzoek kunnen we die termijn met twee maanden verlengen. We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen voordat we gegevens meedelen.

10. Beveiliging en datalekken

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot de personen die ze nodig hebben. Bij een datalek dat waarschijnlijk een risico voor jouw rechten en vrijheden inhoudt, melden we dit binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en informeren we jou waar nodig.

11. Klachten

Heb je een klacht over de verwerking van je gegevens, contacteer ons via privacy@atoipa.com.

12. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld wanneer de wetgeving of onze diensten veranderen. De meest recente versie staat op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.